1. Inleiding
Tillid advocaten hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens overeenkomstig de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming, m.n. de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) en de nationale uitvoeringswetgeving.
Uiteraard zijn wij ook gebonden aan ons beroepsgeheim zodat uw gegevens door ons als strikt vertrouwelijk worden behandeld.
Wij willen u door middel van deze Privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze Privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.
Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van dit Gegevensbeschermingsbeleid en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
2. Toepassingsgebied
Deze Privacyverklaring heeft derhalve betrekking op alle diensten die worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die worden uitgevoerd door zowel Tillid advocaten als de individuele advocaten van het kantoor.
3. Verwerkingsverantwoordelijke
Tillid advocaten maakt een onderscheid in de verwerking van de persoonsgegevens naar gelang deze persoonsgegevens worden bekomen a.h.v. het gebruik van de website, dan wel worden bekomen a.h.v. ieder ander contact met de individuele advocaten.
Gezien het toepassingsgebied van de Privacyverklaring is iedere individuele advocaat van Tillid advocaten de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van persoonsgegevens, bekomen op een andere wijze dan door gebruik te maken van de website of toe te zeggen tot het ontvangen van een nieuwsbrief.
Voor wat betreft de persoonsgegevens die worden bekomen t.g.v. het gebruik van de website of t.g.v. de toezegging een nieuwsbrief te ontvangen is Tillid Advocaten, met zetel te 2140 Antwerpen, Bouwensstraat 21, ingeschreven in de KBO onder nummer 0680.858.935, de verwerkingsverantwoordelijke, waarvan de individuele advocaten deel uitmaken.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”) vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
4. Verwerking persoonsgegevens
Naar gelang uw activiteiten en uw relatie tot ons kantoor, verwerken wij volgende persoonsgegevens: uw persoonlijke identificatiegegevens; dossiernummer; rijksregisternummer voor zover noodzakelijk voor de behandeling van uw dossier; identificatiegegevens in het kader van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme tot beperking van het gebruik van contanten; gegevens inzake solvabiliteit, verzekeringen; financiële transacties; KBO-nummer, beroepsactiviteiten; overeenkomsten en schikkingen; vergunningen; persoonlijke bijzonderheden; immigrantenstatuut; in het bezit zijnde mandaten; klachten, incidenten of ongevallen; samenstelling van het gezin, huwelijk of huidige vorm van samenleven; lidmaatschappen van verenigingen, organisaties, groeperingen of beroepsverenigingen; gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen, veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen of administratieve sancties; huidige betrekking; loongegevens voor zover noodzakelijk voor de behandeling van het dossier; gegevens van personen jonger dan 16 jaar; gegevens m.b.t. seksueel gedrag of seksuele geaardheid; gegevens waaruit politieke opvattingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken; beeld- en audiomateriaal noodzakelijk voor de behandeling van het dossier of in het kader van een opleiding of event; gegevens verstrekt bij gebruik van de website (Cookieverklaring).
Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking.
5. Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens; dossiernummer; rijksregisternummer voor zover noodzakelijk voor de behandeling van uw dossier; financiële identificatiegegevens; gegevens inzake solvabiliteit, verzekeringen; financiële transacties; beroepsactiviteiten; overeenkomsten en schikkingen; vergunningen; persoonlijke bijzonderheden; immigrantenstatuut; in het bezit zijnde mandaten; klachten, incidenten of ongevallen; samenstelling van het gezin, huwelijk of huidige vorm van samenleven; lidmaatschappen van verenigingen, organisaties, groeperingen of beroepsverenigingen; gerechtelijke gegevens betreffende verdenkingen, veroordelingen en straffen, gerechtelijke maatregelen of administratieve sancties; huidige betrekking; loongegevens voor zover noodzakelijk voor de behandeling van het dossier; beeld- en audiomateriaal noodzakelijk voor de behandeling van het dossier of in het kader van een opleiding of event.
De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze cliënten, het cliëntenbeheer, de boekhouding en direct marketing activiteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie of het gebruik op sociale media. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang. Voor direct marketing activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.
6. Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.
Uw gegevens zullen in elk geval na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst, het dossier, de samenwerking of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn. De identificatiegegevens van onze voormalige advocaten/medewerkers kunnen nog na deze termijnen bewaard worden voor netwerking of marketing doeleinden, zoals uitnodigingen op kantoor- of alumni events, en dit tot aan het overlijden van de advocaat/medewerker, tenzij deze aangeeft dergelijke uitnodigingen niet meer te willen ontvangen.
7. Rechten
In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:
Recht op toegang en inzage
U heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
Recht op gegevenswissing of beperking
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht de op uzelf betreffende persoonsgegevens, die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
Recht van bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
Recht van intrekking van de toestemming
Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
Automatische beslissingen en profilering
Wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.
U kan voormelde rechten uitoefenen door u te wenden tot de individuele advocaten van Tillid advocaten.
Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen ons kantoor voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:
Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- Tel. +32 (0)2 274 48 00
- Fax. +32 (0)2 274 48 35
- E-mail: contact@apd-gba.be
U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.
8. Doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door onze advocaten en desgevallend hun respectieve (management)vennootschappen, evenals aan de rechtbanken en andere overheidsdiensten of aan derde dienstverleners, zoals onze IT-leverancier, boekhouder, revisor, sociaal secretariaat, verzekeringsmaatschappijen, etc. In het kader van de anti-witwaswetgeving worden gegevens van cliënten, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden mogelijks, in bepaalde omstandigheden, doorgestuurd naar de Stafhouder van de bevoegde balie.
Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.
De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zou worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.
Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketing bureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.
9. Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kunnen Tillid advocaten, noch de individuele advocaten, aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
10. Toegang door derden
Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, advocaten, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan dit Gegevensbeschermingsbeleid.
11. Nog vragen?
Indien u na het lezen van dit Gegevensbeschermingsbeleid verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met de individuele advocaten van Tillid advocaten.