1. Introduction
L’association d’avocats Tillid attache beaucoup d’importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données à caractère personnel conformément à la législation en vigueur en matière de protection des données, à savoir le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et la législation nationale d’exécution.
Naturellement, nous sommes liés également à notre secret professionnel si bien que nous traiterons vos données dans la plus stricte confidentialité.
Par la présente Déclaration de Confidentialité, nous tenons à vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel. Nous vous demandons de lire attentivement la présente Déclaration de Confidentialité étant donné que celle-ci contient des informations essentielles sur la façon dont nous traitons vos données à caractère personnel et les finalités que nous poursuivons à cette occasion.
En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez avoir pris expressément connaissance de la présente Politique de Protection des Données et vous marquez expressément votre accord avec celle-ci, ainsi qu’avec le traitement de vos données lui-même.
2. Champ d’application
La présente Déclaration de Confidentialité concerne par conséquent tous les services fournis et, de manière générale, toutes les activités réalisées à la fois par l’association d’avocats Tillid et par les avocats individuels du cabinet.
3. Responsable du traitement
L’association d’avocats Tillid opère une distinction dans le traitement des données à caractère personnel selon que ces données à caractère personnel sont obtenues par l’utilisation du site Internet ou à l’occasion de tout autre contact avec les avocats individuels.
Étant donné le champ d’application de la Déclaration de Confidentialité, tout avocat individuel de l’association d’avocats Tillid est responsable du traitement pour le traitement et le stockage des données à caractère personnel obtenues d’une autre manière que par l’utilisation du site Internet ou l’acceptation de la réception d’une lettre d’information.
En ce qui concerne les données à caractère personnel obtenues à l’occasion de l’utilisation du site Internet ou de l’acceptation de la réception d’une lettre d’information, l’association d’avocats Tillid, dont le siège est établi à 2140 Antwerpen, Bouwensstraat 21, inscrite à la BCE sous le numéro 0680.858.935, est le responsable du traitement, dont font partie les avocats individuels.
Lors de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données à caractère personnel ainsi que le Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») à partir de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4. Traitement de données à caractère personnel
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre cabinet, nous traitons les données à caractère personnel suivantes : vos données d’identification personnelle ; numéro de dossier ; numéro de registre national dans la mesure nécessaire pour le traitement de votre dossier ; données d’identification dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces ; données relatives à la solvabilité, assurances ; transactions financières ; numéro BCE ; activités professionnelles ; conventions et arrangements ; autorisations ; particularités personnelles ; statut d’immigrant ; mandats détenus ; plaintes, incidents ou accidents ; composition du ménage, mariage ou forme actuelle de cohabitation ; affiliations à des associations, organisations, groupements ou associations professionnelles ; données judiciaires relatives aux inculpations, condamnations et peines, mesures judiciaires ou sanctions administratives ; poste actuel ; données salariales dans la mesure nécessaire pour le traitement du dossier ; données de personnes de moins de 16 ans ; données relatives au comportement sexuel ou à l’orientation sexuelle ; données attestant de convictions politiques ou de l’appartenance syndicale ; matériel audio et vidéo nécessaire pour le traitement du dossier ou dans le cadre d’une formation ou d’un événement ; données communiquées lors de l’utilisation du site Internet (Déclaration relative à l’utilisation de cookies).
Nous tenons à vous signaler aimablement que vous assumez la responsabilité de toutes les données que vous nous communiquez et que nous partons du principe qu’elles sont exactes. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous prions de nous le faire savoir par retour.
Vous n’êtes pas tenu de communiquer vos données à caractère personnel mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la collaboration risque d’être impossibles si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de vos données.
5. Finalités du traitement et base juridique
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous recueillons et traitons des données à caractère personnel de nos clients et commettants, de leur personnel, de leurs collaborateurs et préposés et d’autres personnes de contact utiles. Nous traitons les données à caractère personnel suivantes : données d’identification personnelle ; numéro de dossier ; numéro de registre national dans la mesure nécessaire pour le traitement de votre dossier ; données d’identification financières ; données relatives à la solvabilité, assurances ; transactions financières ; activités professionnelles ; conventions et arrangements ; autorisations ; particularités personnelles ; statut d’immigrant ; mandats détenus ; plaintes, incidents ou accidents ; composition du ménage, mariage ou forme actuelle de cohabitation ; affiliations à des associations, organisations, groupements ou associations professionnelles ; données judiciaires relatives aux inculpations, condamnations et peines, mesures judiciaires ou sanctions administratives ; poste actuel ; données salariales dans la mesure nécessaire pour le traitement du dossier ; matériel audio et vidéo nécessaire pour le traitement du dossier ou dans le cadre d’une formation ou d’un événement.
Les finalités de ces traitements sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion de la clientèle, la comptabilité et les activités de marketing direct comme l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales ou l’utilisation des réseaux sociaux. Les bases juridiques sont l’exécution du contrat, l’accomplissement des obligations légales et réglementaires et/ou notre intérêt légitime. Pour des activités de marketing direct par e-mail (comme une lettre d’information ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et peut être retiré à tout moment.
6. Durée du traitement
Nous conservons et traitons les données à caractère personnel pour la période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) que nous entretenons avec vous.
En tout cas, vos données seront effacées de notre système après un délai de dix ans à compter de la fin du contrat, du dossier, de la collaboration ou du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous devons conserver plus longtemps conformément à une législation spécifique ou en cas de litige pendant pour lequel vos données à caractère personnel sont encore nécessaires.
Les données d’identification de nos anciens avocats/collaborateurs peuvent encore être conservées après ces délais à des fins de réseautage ou de marketing, comme les invitations à des événements du cabinet ou d’anciens étudiants et ce jusqu’au décès de l’avocat/collaborateur, à moins que celui-ci indique ne plus vouloir recevoir de telles invitations.
7. Droits
Conformément à la législation belge en matière de protection de la vie privée et en vertu des conditions qu’elle prévoit et des dispositions du Règlement général sur la Protection des Données, nous vous signalons que vous disposez des droits suivants :
Droit d’accès et de consultation
Vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous possédons à votre sujet et de vérifier à quelles fins celles-ci sont utilisées.
Droit de rectification
Vous avez le droit de demander la rectification de vos données à caractère personnel inexactes et de compléter vos données à caractère personnel incomplètes.
Droit à l’effacement des données ou à la limitation
Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données à caractère personnel ou d’en limiter le traitement dans les circonstances et aux conditions stipulées dans le Règlement général sur la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement des données ou la limitation de toutes données à caractère personnel qui sont nécessaires pour nous permettre d’exécuter une obligation légale, d’exécuter le contrat ou dans notre intérêt légitime et ce tant que ces données sont indispensables aux finalités pour lesquelles elles ont été recueillies.
Droit à la portabilité des données
Vous avez le droit d’obtenir les données à caractère personnel vous concernant, que vous nous avez communiquées, sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre responsable du traitement.
Droit d’opposition
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel en raison de motifs graves et légitimes. Veuillez toutefois tenir compte du fait que vous ne pouvez vous opposer au traitement des données à caractère personnel qui nous sont indispensables pour l’exécution d’une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce d’autant que ces données sont nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies.
Droit de retrait du consentement
Si le traitement des données à caractère personnel est basé sur un consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel ne seront donc plus traitées que si nous disposons d’une autre base juridique à cet effet.
Décisions automatiques et profilage
Nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne contient pas de profilage et que vous n’êtes pas soumis à des décisions entièrement automatisées.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en vous adressant aux avocats individuels de l’association d’avocats Tillid.
Nous mettons tout en œuvre pour gérer vos données à caractère personnel de manière rigoureuse et légitime conformément à la réglementation applicable. Si vous estimez néanmoins que vos droits sont lésés et que vos préoccupations ne sont pas entendues au sein de notre cabinet, vous êtes libre d’introduire une réclamation auprès de :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse, 35 – 1000 Bruxelles
- Tél. +32 (0)2 274 48 00
- Fax +32 (0)2 274 48 35
- E-mail : contact@apd-gba.be
Vous pouvez par ailleurs vous adresser à un tribunal lorsque vous estimez que vous avez subi un préjudice à la suite du traitement de données à caractère personnel.
8. Transfert à des tiers
Certaines données à caractère personnel que nous recueillons seront transmises à nos avocats et éventuellement traitées par leurs soins et, le cas échéant, à leurs sociétés (de gestion) respectives ainsi qu’aux tribunaux et autres services publics ou à des prestataires tiers, comme notre fournisseur informatique, notre comptable, notre réviseur, notre secrétariat social, nos compagnies d’assurances, etc. Dans le cadre de la législation anti-blanchiment, les données des clients, mandataires et bénéficiaires effectifs peuvent éventuellement, dans certaines circonstances, être transmises au bâtonnier du barreau compétent.
Il est possible qu’un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient localisés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Cependant, les données à caractère personnel ne seront transférées que vers des pays tiers avec un niveau de protection adéquat.
Les travailleurs, gestionnaires et/ou représentants des prestataires de services ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés désignés par leurs soins doivent respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne peuvent utiliser ces données que pour les finalités dans le cadre desquelles elles ont été communiquées.
Si nécessaire, vos données à caractère personnel peuvent être transmises à d’autres tiers. Cela peut par exemple être le cas lorsque nous procédons une restructuration totale ou partielle, si nos activités sont cédées ou si nous sommes déclarés en faillite. Il est possible aussi que les données à caractère personnel doivent être transmises en raison d’une ordonnance judiciaire ou pour satisfaire à une obligation légale donnée. Dans ce cas, nous consentirons des efforts raisonnables pour vous informer préalablement de cette communication à d’autres tiers. Vous reconnaîtrez et comprendrez toutefois que ce n’est pas toujours faisable techniquement ou commercialement dans certaines circonstances et qu’il peut éventuellement exister des limitations légales à cette communication.
En aucun cas, nous ne vendrons vos données ou ne les mettrons commercialement à la disposition de bureaux de marketing direct ou de prestataires de services équivalents sans votre consentement préalable.
9. Mesures techniques et organisationnelles
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données à caractère personnel en offrant un niveau de sécurité suffisant et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la divulgation par erreur à des tiers ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, ni l’association d’avocats Tillid, ni les avocats individuels ne peuvent être tenus pour responsables de tout dommage direct ou indirect découlant d’une utilisation fautive ou illégitime des données à caractère personnel par un tiers.
10. Accès par des tiers
En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous donnons accès à vos données à caractère personnel à nos employés, avocats, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau équivalent de protection en rendant opposables à ces employés, collaborateurs et préposés des obligations contractuelles qui sont équivalentes à celles de la présente Politique de Protection des Données.
11. D’autres questions ?
Si, après la lecture de la présente Politique de Protection des Données, vous avez d’autres questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez prendre contact avec les avocats individuels de l’association d’avocats Tillid.